Elektronische Kassensysteme und Registrierkassen - Mitteilungsverfahren seit 2025 Pflicht

Allgemeiner Hintergrund

Seit dem 01.01.2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen, die in Betrieben verwendet werden dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Bereits vorhandene Kassen müssen bis spätestens 31.07.2025 dem Finanzamt mitgeteilt werden (Nachmeldefrist). Das mitzuteilende elektronische Aufzeichnungssystem ist einer Betriebsstätte eindeutig zuzuordnen.

Sollten Sie sich ein neues Kassensystem ab dem 01.07.2025 anschaffen, müssen Sie dieses innerhalb eines Monats dem Finanzamt mitteilen. Die Mitteilung an das Finanzamt darf grundsätzlich nur elektronisch erfolgen. Hierzu dient das Programm "Mein ELSTER" oder alternative Software, die über eine ERiC Schnittstelle verfügt.

Urspünglich war das Gesetz zum Januar 2020 geplant - wurde allerdings aufgrund von mangelnder Infrastruktur des Bundes ausgesetzt.

Hier finden Sie den Direktlink zu "Mein Elster: Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO Abgabenordnung)" (Account erforderlich)

Gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme in § 146a Abs. 4 AO

Die genaueren Bestimmungen finden sich in der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 2 AO wieder:

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des Absatzes 1 erfasst, hat dem nach den §§ 18 bis 20 zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Vordruck mitzuteilen:

1. Name des Steuerpflichtigen
2. Steuernummer des Steuerpflichtigen
3. Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO (Zertifizierungs-ID (zum Beispiel: BSI-K-TR-nnnn-yyyy; nnnn bedeutet eine vierstellige Nummerierung, yyyy eine vierstellige Jahreszahl) und Seriennummer der TSE)
4. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
5. Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Betriebsstätte / Einsatzort)*
6. Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
7. Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems**
8. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems***

Die Mitteilung nach Satz 1 ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. Unter Außerbetriebnahme fällt auch der Untergang oder das Abhandenkommen des elektronischen Aufzeichnungssystems.

*Sollten in Verbundsystemen mehrere Geräte mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung verbunden sein, so ist jedes einzelne verwendete Gerät dem Finanzamt mitzuteilen. Sofern einzelne elektronische Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion (z.B. Orderhandys) mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion im Sinne von § 146a AO i.V.m. § 1 Satz 1 KassenSichV verbunden wurden, ist nur das elektronische Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion und nicht die damit verbundenen elektronischen Aufzeichnungssysteme ohne Kassenfunktion mitteilungspflichtig.

**Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nicht erworben, sondern z. B. geleast oder geliehen, ist statt des Anschaffungsdatums das Datum des Leasingbeginns / Beginn des Leihvertrags / Beginn der Zurverfügungstellung zu übermitteln. Die §§ 145 ff. AO bleiben unberührt.

***Die Mitteilung über die Außerbetriebnahme aller bisher im Betrieb eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme kann mit einer Mitteilung je Betriebsstätte / Einsatzort insgesamt erfolgen, ohne jedes einzelne elektronische Aufzeichnungssystem einzeln aufführen zu müssen.

Ausnahmeregelung für Kassensysteme, die nicht gemeldet werden müssen

Registrierkassen, für die die Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO gilt, unterliegen im Übergangszeitraum nicht der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO.

Für alle anderen Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden sind gilt die Meldefrist bis spätestens zum 31.01.2020.

Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?

Sämtliche Registrierkassen die in einem Betrieb eingesetzt werden, müssen gemeldet werden. Ausnahmen hierzu gibt es keine. Wichtig ist vor allem, dass der Weg der digitalen Übermittlung und Meldung eingehalten wird. Sollten Sie vorhaben Ihre Kasse über einen anderen Weg, beispielsweise mittels E-Mail oder per Post zu melden, so werden diese Art und Weisen nicht berücksichtigt.

Manuelle Erfassung

Erfassung über das Elster Formular
Sie können die notwendigen Daten über das bereitgestellte Elster Formular eingeben.
Die dazu passende Meldeverfahren Anleitung finden Sie hier.

Datenupload per .csv
Ein weiterer Weg, empfohlen bei einer nicht unerheblichen Anzahl an Kassen ist, der Upload der Daten über eine .csv Datei.

Schnittstellenbeschreibung / Dateiaufbau
Die aktuellste Version können Sie sich auf der Homepage des Bundeszentralamt für Steuern herunterladen.*

*In der pdf-Datei z.B. 20231215_DSFinV_K_2_4.pdf sind alle Felder die Schnittstelle betreffend beschrieben. Ebenso ist in der zip Datei eine Excel-Datei Anhang_G_Uebersicht.xlsx enthalten, welche Formatierung / Feldnamen etc. etwas visueller darstellt.

Automatisierte Übermittlung über die ERIC-Schnittstelle – ausschließlich für Softwarehersteller

Um im ELSTER-Verfahren als Hersteller oder Entwickler von Steuersoftware mitzuarbeiten, sind folgende Schritte zu beachten: ELSTER Entwickler.