Verkürzte Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege und der Datenschutz
mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV steht eine wichtige Änderung für Unternehmen in Deutschland bevor: Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege wurde gemäß § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese Regelung tritt, sofern Sie wie geplant noch im Jahr 2024 verkündet wird, ab dem 1. Januar 2025 in Kraft und soll Unternehmen durch eine Reduzierung der bürokratischen Lasten unterstützen.
Was bedeutet das für Ihre Buchungsbelege?
Ab dem Stichtag müssen empfangene Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Zahlungsbelege, etc. nur noch acht Jahre aufbewahrt werden. Finanzinstitute und Versicherungen sind jedoch von einer einjährigen Übergangsfrist betroffen und können die neue Regelung erst ab 2026 anwenden. Auch wenn diese Anpassung zu einer Entlastung bei der Dokumentenverwaltung führt, erfordert sie eine angepasste Organisation, um weiterhin die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.
Die verkürzte Aufbewahrungsfrist wirkt sich auch auf die Einhaltung wichtiger datenschutzrechtlicher Grundsätze aus, insbesondere der Zweckbindung, Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 DSGVO:
- Zweckbindung: Buchungsbelege dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie sie für den ursprünglichen Zweck – in diesem Fall die Erfüllung gesetzlicher Buchführungspflichten – erforderlich sind. Mit der neuen Regelung entfällt die Pflicht zur Aufbewahrung nach acht Jahren, und es besteht kein berechtigter Zweck mehr, die Daten länger zu speichern.
- Speicherbegrenzung: Eine der Kernaussagen der DSGVO ist, dass personenbezogene Daten nicht länger als notwendig verarbeitet und gespeichert werden dürfen. Die neue Regelung ermöglicht es Ihnen, die Speicherdauer der Buchungsbelege entsprechend zu verkürzen und veraltete Daten rechtzeitig zu löschen, um den Datenschutzvorgaben zu entsprechen.
Um den gesetzlichen Anforderungen weiterhin gerecht zu werden, sollten Sie sicherstellen, dass die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist auch in Ihren internen Prozessen berücksichtigt wird. Dazu zählen beispielsweise die Nummerierung und ordnungsgemäße Archivierung bzw. die Klassifizierung der Belege, sowie der schnelle Zugriff auf relevante Daten. Eine Dokumentation dieser Prozesse kann zusätzlich dabei helfen, gegenüber Aufsichtsbehörden Transparenz und DSGVOKonformität nachzuweisen.
