Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Das Wachstumschancengesetz verpflichtet sämtliche Unternehmen dazu, ab dem 1. Januar 2025 im B2B-Kontext empfangsbereit für elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, zu sein. Zusätzlich sind Unternehmen mittelfristig dazu verpflichtet auch E-Rechnungen auszustellen.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Erarbeitung eines individuellen Fahrplans zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Hierfür konnte nachfolgender Ansatz in der Praxis bereits mehrfach erfolgreich verprobt werden.
1. Analyse der bestehenden Prozesse und IT-Infrastruktur
Gemeinsam gehen wir zu Beginn alle für Ihr Unternehmen relevante Anforderungen und Fristen durch und bewerten die Vorgaben der E-Rechnungspflicht auf Ihre individuelle Situation. Unser multidisziplinäres Team aus Steuerberatern, Prozessberatern, Digitalisierungsexperten und Softwareentwicklern liefert Ihnen eine detaillierte Analyse der Prozesse im Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Wir betrachten die bestehen IT-Infrastruktur und nehmen eine Bewertung vor, ob damit die E-Rechnungspflicht umsetzbar ist.
2. Erarbeitung eines Fahrplans und Priorisierung von Maßnahmen
Im nächsten Schritt entwerfen wir gemeinsam einen Fahrplan zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht in den bestehenden Prozessen. Gegebenenfalls sind etwaige Prozessanpassungen oder eine Umstrukturierung der bestehen IT-Infrastruktur notwendig. Mit klaren Priorisierungen behalten wir den Durchblick und gehen Schritt für Schritt vorwärts, um die Vorgaben zielgerichtet, effizient und effektiv innerhalb der zu erfüllenden Fristen umzusetzen.
3. Umsetzung der Maßnahmen im Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozess
Mit dem gemeinsam entwickelten Fahrplan als Grundlage können unsere IT-Berater für Sie im Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozess praktisch Hand anlegen. Zuvor identifizierte Optimierungsmaßnahmen werden umgesetzt und so die Voraussetzungen für die Einbindung von E-Rechnungen schaffen. Je nach vorherrschender Ausgangssituation ist gegebenenfalls ein neues Softwareprodukt zu implementieren oder bestehende Softwarelösungen zu erweitern bzw. auszubauen. Wir arbeiten hier mit agilen Projektmethoden und führen umfangreiches Testing durch, bevor ein (Teil-)Prozess live genommen wird.
4. Qualitätskontrolle und weitere Iterationen
Nach dem Go-Live des (Teil-)Prozesses überprüfen wir auf Basis einer engen direkten Kommunikation, ob gegebenenfalls noch Anpassungen, Feinjustierungen oder Verbesserungen im neuen Prozess vorzunehmen sind. Wir stehen für Schulungen und bei Fragen zur Verfügung, um die Akzeptanz des neuen Prozesses zu fördern. Darüber hinaus sind wir der Sparringspartner, wenn es um die strategische Kommunikation der neuen Prozesse an Ihre Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner geht. Bei SONNTAG erhalten Sie somit alles rund um die Erfüllung der E-Rechnungspflicht aus einer Hand.
Im Folgen erfahren Sie mehr zur Funktionsweise der E-Rechnung, was das für den Rechnungseingangsprozess und den Rechnungsausgangsprozess bedeutet und welche Umsetzungsfristen für Ihr Unternehmen gelten.
- Das Papierformat ist für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz kleiner als 800.000 € weiterhin zulässig.
- Der Rechnungsversand im elektronischen Format (nicht zu verwechseln mit dem Format E-Rechnung) ist für alle Unternehmen nur noch mittels EDI möglich. Für den Versand der elektronischen Rechnung per EDI muss im Vorfeld die Zustimmung des Empfängers eingeholt werden.
Wichtig: Während der Übergangsphase ist in den Jahren 2025 bis 2028 der Zeitpunkt einer Rechnungsübermittlung ausschlaggebend für das zulässige Rechnungsformat.
Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Format, welches Rechnungen elektronisch übermittelt und automatisiert verarbeitet. Dies geschieht ohne Unterbrechung durch einen Medienwechsel und muss nach der EU-Richtlinie EN-16931 im XML-Datenformat erfolgen.
Nein. Da bei einer PDF-Datei keine strukturierten Datensätze vorhanden sind, erfordert dies einen manuellen Übertrag der rechnungsrelevanten Informationen. Somit entsteht ein Systembruch, weshalb die Voraussetzungen der elektronischen und automatischen Übertragbarkeit der Daten nicht erfüllt werden. Die E-Rechnung muss die EN-16931-Gesetzesgrundlagen erfüllen, wofür in grundlegender Form mindestens das XML-Datenformat benötigt wird.
Durch eine zeitnahe Umstellung der Prozesse im Rechnungseingang und Rechnungsausgang lassen sich Effizienz- und Zeitgewinne erzielen, was wiederum zu Kosten- und Materialeinsparungen führt.
Die Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnung ist erst der Anfang. Unternehmer sollten sich daran gewöhnen vermehrt eine E-Rechnung im (digitalen) Eingangskorb wiederzufinden. Die durch das Wachstumschancengesetz umgesetzte EU-Richtlinie sorgt dafür, dass neben der kurzfristigen Verpflichtung sich mittelfristig über die nächsten Jahre der gesamten rechnungsbezogenen Prozesse verändern. Daher empfehlen wir, sich bereits jetzt mit der E-Rechnung auseinanderzusetzen und diese regulatorische Herausforderung als Chance wahrzunehmen um Geschäftsprozesse zu optimieren, digitalisieren und automatisieren.
Für den Rechnungseingangsprozess gestaltet sich die Umsetzung der E-Rechnungspflicht komplex. Unternehmen müssen sich für den 01.01.2025 darauf vorbereiten, unterschiedlichste Rechnungsformate empfangen und weiterverarbeiten zu können. Neben der aufkommenden E-Rechnung, die an sich bereits unterschiedliche Formate aufweisen kann, können weiterhin die bisher bekannten Rechnungsformate wie eine PDF-Rechnung oder die Papierrechnung den Weg in den Posteingang finden.
Es wird in der Praxis darauf ankommen, für jedes Format einen weiterführenden – idealerweise digitalen – Prozess zu etablieren. Dabei gilt es auch für das neue E-Rechnungsformat zu beachten, dass je nach Land teils unterschiedliche Vorgaben dazu existieren, welche Pflichtangaben auf der Rechnung anzugeben sind. Bei der Erfassung von E-Rechnungen muss demnach bekannt sein, welche Angaben je Land auszulesen sind. Hier gilt es je nach Einzelfall eine individuelle Prozessgestaltung zu definieren.
Unsere Empfehlung in diesem Kontext : Denken Sie ganzheitlich. Auch wenn die Anpassung der bestehenden Prozesse auf die E-Rechnung mühsam und umfangreich erscheinen. Durch die bereits in einem digitalen Format vorliegende Rechnung können alle weiterführenden Prozessschritte, wie etwa die Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe, Zahlung und Archivierung vollständig digital abgebildet werden.
Für die Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses inklusive Nutzung von Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen sind sogenannte Prozessautomatisierungsplattformen prädestiniert. Bei Interesse stehen wir Ihnen hier gerne für einen unverbindlichen Austausch zur Verfügung.
Für den Rechnungsausgangsprozess besteht ebenfalls Handlungsdruck. Auch wenn die Verpflichtung für den Versand von E-Rechnungen durch diverse Übergangsreglungen erst im Jahr 2028 vollständig für alle Unternehmen im B2B Kontext greift, können Unternehmen bereits deutlich früher davon betroffen sein. So liegt die Vermutung nahe, dass gerade Zulieferer größerer Unternehmen von Kundenseite dazu angehalten werden Rechnungen ausschließlich im E-Rechnungsformat zu übermitteln.
Der Vorteil im Rechnungsausgangsprozess: Hier besteht bereits von Anfang an ein sehr hohes Standardisierungspotenzial. Es ist vollkommen ausreichend, sich für ein Format zu entscheiden, das der EN-16931 Norm entspricht. Allerdings gilt es unabhängig davon die bereits bestehenden Compliance Anforderungen, wie z.B. die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) oder Rechnungsanforderungen nach §14 Abs. 4 UStG weiterhin zu berücksichtigen.
Die konkreten Schritte im Rechnungsausgangsprozess gestalten sich im Zuge der E-Rechnungspflicht wie folgt. Alle für die Rechnung relevanten Informationen sind im entsprechenden ERP-System zu erfassen und mit einem entsprechenden Tool in ein der EN-16931 Norm entsprechendes Format abzubilden. Die Rechnung ist im Rechnungsausgangsbuch zu erfassen und revisionssicher zu archivieren. Der Versand der Rechnung kann weiterhin per E-Mail oder Alternativ per EDI oder als gesicherter Downloadlink erfolgen.
Für den Rechnungsausgangsprozesses ist das Zusammenspiel verschiedener IT-Systeme und Prozessbeteiligten notwendig. Hier können sogenannte Prozessautomatisierungsplattformen unterstützen, entsprechende Verbindungen und Schnittstellen herzustellen. Bei Interesse stehen wir Ihnen hier gerne für einen unverbindlichen Austausch zur Verfügung.
Auch E-Rechnungen unterliegen der Archivierungspflicht nach § 14 UStG. Hierbei ist die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit stets zu erfüllen (§ 14 Absatz 1 Satz 2 UStG). Diese Anforderungen gelten für den gesamten Zeitraum der Archivierung. Spätere Änderungen müssen nachvollziehbar sein und dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht überschreiben. Zudem gilt es darauf zu achten, die Rechnungen im technisch originalen Zustand zu archivieren. Im Falle einer per E-Mail erhaltenen Rechnung ist somit die gesamte E-Mail inklusive Anhang zu archivieren. Die ausgedruckte Version wäre in diesem Fall nicht das Original.
Das zugrundeliegende Archivierungssystem sollte unter anderem nachfolgende Anforderungen erfüllen:
- Rechtskonformität und Compliance. Das System muss alle in Deutschland relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen, z.B. GoBD oder DSGVO.
- Authentizität und Integrität. Archivierte Daten dürfen nicht verändert werden können. Jede Änderung oder Löschung muss nachvollziehbar sein. Zudem müssen Mechanismen vorhanden sein, um die Echtheit und Unverfälschtheit der Dokumente sicherzustellen, z.B. durch digitale Signaturen oder Hash-Werte.
- Sicherheit. Es gilt sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben. Das Risiko von Datenverlusten muss durch regelmäßige Backups und Notfallwiederherstellungspläne minimiert werden.
- Effizienz und Benutzerfreundlichkeit. Das System muss effiziente Such- und Abfragemöglichkeiten bieten, um archivierte Dokumente schnell wiederzufinden. Prozesse wie das Archivieren, Kategorisieren und Indexieren sollten so weit wie möglich automatisiert sein, um den Aufwand zu minimieren. Eine intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Nutzern die Bedienung des Systems.
- Auditfähigkeit. Alle Aktionen innerhalb des Systems sollten protokolliert werden, um eine lückenlose Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
Bei der Auswahl des geeigneten Archivierungssystems sind viele Bedingungen zu berücksichtigen. Welches Tool in die jeweils vorherrschende IT-Infrastruktur passt ist im Einzelfall individuell zu bewerten. Hier gilt es eine auf die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens ausgerichtete Lösung zu finden.
Neben den schon erwähnten Pflichtangaben gibt es noch weitere Anforderungen, die eine E-Rechnung erfüllen muss. Dazu gehören auch die GoBD.
Zu beachtende Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung von E-Rechnungen nach GoBD:
- E-Rechnungen sind innerhalb von 10 Tagen bei laufender Buchung zu erfassen. Bei periodenweiser Buchung ist die Frist der Ablauf des folgenden Monats.
- E-Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss im Ursprungsformat (Eingangsformat) erfolgen.
- Zudem sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen, die die Unveränderbarkeit der E-Rechnung gewährleisten.
- Bei Änderungen im Nachhinein darf der ursprüngliche Inhalt nicht verfälscht werden. Jede Änderung muss gekennzeichnet werden und nachvollziehbar sein.
- Eine Aufbewahrung von Dateien und Dokumenten im eigenen Dateisystem reicht nicht aus, um die Anforderungen der Archivierung zu erfüllen.
- Ein Systemwechsel oder Systemabschaltung im Unternehmen entbindet nicht von den Aufbewahrungspflichten.
- Eine Verfahrensdokumentation zu den rechnungsbezogenen Prozessen ist zwingend erforderlich. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
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