Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?
Das Wachstumschancengesetz verpflichtet sämtliche Unternehmen dazu, ab dem 1. Januar 2025 im B2B-Kontext empfangsbereit für elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, zu sein. Zusätzlich sind Unternehmen mittelfristig dazu verpflichtet auch E-Rechnungen auszustellen.
Wir unterstützen Sie gerne bei der Erarbeitung eines individuellen Fahrplans zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Hierfür konnte nachfolgender Ansatz in der Praxis bereits mehrfach erfolgreich verprobt werden.
1. Analyse der bestehenden Prozesse und IT-Infrastruktur
Gemeinsam gehen wir zu Beginn alle für Ihr Unternehmen relevante Anforderungen und Fristen durch und bewerten die Vorgaben der E-Rechnungspflicht auf Ihre individuelle Situation. Unser multidisziplinäres Team aus Steuerberatern, Prozessberatern, Digitalisierungsexperten und Softwareentwicklern liefert Ihnen eine detaillierte Analyse der Prozesse im Rechnungseingang und Rechnungsausgang. Wir betrachten die bestehen IT-Infrastruktur und nehmen eine Bewertung vor, ob damit die E-Rechnungspflicht umsetzbar ist.
2. Erarbeitung eines Fahrplans und Priorisierung von Maßnahmen
Im nächsten Schritt entwerfen wir gemeinsam einen Fahrplan zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht in den bestehenden Prozessen. Gegebenenfalls sind etwaige Prozessanpassungen oder eine Umstrukturierung der bestehen IT-Infrastruktur notwendig. Mit klaren Priorisierungen behalten wir den Durchblick und gehen Schritt für Schritt vorwärts, um die Vorgaben zielgerichtet, effizient und effektiv innerhalb der zu erfüllenden Fristen umzusetzen.
3. Umsetzung der Maßnahmen im Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozess
Mit dem gemeinsam entwickelten Fahrplan als Grundlage können unsere IT-Berater für Sie im Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozess praktisch Hand anlegen. Zuvor identifizierte Optimierungsmaßnahmen werden umgesetzt und so die Voraussetzungen für die Einbindung von E-Rechnungen schaffen. Je nach vorherrschender Ausgangssituation ist gegebenenfalls ein neues Softwareprodukt zu implementieren oder bestehende Softwarelösungen zu erweitern bzw. auszubauen. Wir arbeiten hier mit agilen Projektmethoden und führen umfangreiches Testing durch, bevor ein (Teil-)Prozess live genommen wird.
4. Qualitätskontrolle und weitere Iterationen
Nach dem Go-Live des (Teil-)Prozesses überprüfen wir auf Basis einer engen direkten Kommunikation, ob gegebenenfalls noch Anpassungen, Feinjustierungen oder Verbesserungen im neuen Prozess vorzunehmen sind. Wir stehen für Schulungen und bei Fragen zur Verfügung, um die Akzeptanz des neuen Prozesses zu fördern. Darüber hinaus sind wir der Sparringspartner, wenn es um die strategische Kommunikation der neuen Prozesse an Ihre Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner geht. Bei SONNTAG erhalten Sie somit alles rund um die Erfüllung der E-Rechnungspflicht aus einer Hand.
Im Folgen erfahren Sie mehr zur Funktionsweise der E-Rechnung, was das für den Rechnungseingangsprozess und den Rechnungsausgangsprozess bedeutet und welche Umsetzungsfristen für Ihr Unternehmen gelten.
Nein. Da bei einer PDF-Datei keine strukturierten Datensätze vorhanden sind, erfordert dies einen manuellen Übertrag der rechnungsrelevanten Informationen. Somit entsteht ein Systembruch, weshalb die Voraussetzungen der elektronischen und automatischen Übertragbarkeit der Daten nicht erfüllt werden. Die E-Rechnung muss die EN-16931-Gesetzesgrundlagen erfüllen, wofür in grundlegender Form mindestens das XML-Datenformat benötigt wird.
Durch eine zeitnahe Umstellung der Prozesse im Rechnungseingang und Rechnungsausgang lassen sich Effizienz- und Zeitgewinne erzielen, was wiederum zu Kosten- und Materialeinsparungen führt.
Für den Rechnungseingangsprozess gestaltet sich die Umsetzung der E-Rechnungspflicht komplex. Unternehmen müssen sich für den 01.01.2025 darauf vorbereiten, unterschiedlichste Rechnungsformate empfangen und weiterverarbeiten zu können. Neben der aufkommenden E-Rechnung, die an sich bereits unterschiedliche Formate aufweisen kann, können weiterhin die bisher bekannten Rechnungsformate wie eine PDF-Rechnung oder die Papierrechnung den Weg in den Posteingang finden.
Es wird in der Praxis darauf ankommen, für jedes Format einen weiterführenden – idealerweise digitalen – Prozess zu etablieren. Dabei gilt es auch für das neue E-Rechnungsformat zu beachten, dass je nach Land teils unterschiedliche Vorgaben dazu existieren, welche Pflichtangaben auf der Rechnung anzugeben sind. Bei der Erfassung von E-Rechnungen muss demnach bekannt sein, welche Angaben je Land auszulesen sind. Hier gilt es je nach Einzelfall eine individuelle Prozessgestaltung zu definieren.
Unsere Empfehlung in diesem Kontext : Denken Sie ganzheitlich. Auch wenn die Anpassung der bestehenden Prozesse auf die E-Rechnung mühsam und umfangreich erscheinen. Durch die bereits in einem digitalen Format vorliegende Rechnung können alle weiterführenden Prozessschritte, wie etwa die Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe, Zahlung und Archivierung vollständig digital abgebildet werden.
Für die Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses inklusive Nutzung von Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen sind sogenannte Prozessautomatisierungsplattformen prädestiniert. Bei Interesse stehen wir Ihnen hier gerne für einen unverbindlichen Austausch zur Verfügung.
Neben den schon erwähnten Pflichtangaben gibt es noch weitere Anforderungen, die eine E-Rechnung erfüllen muss. Dazu gehören auch die GoBD.
Zu beachtende Anforderungen hinsichtlich der Aufbewahrung von E-Rechnungen nach GoBD:
- E-Rechnungen sind innerhalb von 10 Tagen bei laufender Buchung zu erfassen. Bei periodenweiser Buchung ist die Frist der Ablauf des folgenden Monats.
- E-Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren. Die Aufbewahrung muss im Ursprungsformat (Eingangsformat) erfolgen.
- Zudem sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen, die die Unveränderbarkeit der E-Rechnung gewährleisten.
- Bei Änderungen im Nachhinein darf der ursprüngliche Inhalt nicht verfälscht werden. Jede Änderung muss gekennzeichnet werden und nachvollziehbar sein.
- Eine Aufbewahrung von Dateien und Dokumenten im eigenen Dateisystem reicht nicht aus, um die Anforderungen der Archivierung zu erfüllen.
- Ein Systemwechsel oder Systemabschaltung im Unternehmen entbindet nicht von den Aufbewahrungspflichten.
- Eine Verfahrensdokumentation zu den rechnungsbezogenen Prozessen ist zwingend erforderlich. Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
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